Werknemers Login Bel een vestiging zoeken
  • Sinds 1930
  • Eén loket voor uw ondernemerszaken
  • Eerlijke tarifering
  • Certificaat Horizontaal Toezicht

Bewaarplicht digitale administratie

15 augustus 2018

Als ondernemer bent u verplicht een administratie te voeren en zodanig in te richten dat de fiscus uw fiscale verplichtingen hieruit eenvoudig kan afleiden. Onlangs heeft de Belastingdienst aan SRA-accountantskantoren meer duidelijkheid gegeven over deze bewaarplicht in relatie tot de toenemende digitalisering van het bedrijfsleven.

Update software en bestanden

De bewaarplicht vereist dat software en bestanden ook in de toekomst toegankelijk blijven. Dit betekent dat updates vereist kunnen zijn, maar ook dat nieuwe systemen en software met 'oude' bestanden overweg moeten kunnen.

Comprimeren van gegevens

Gegevens mogen, vanwege bijvoorbeeld de grootte, gecomprimeerd worden, op voorwaarde dat de detailgegevens – ook in het kader van de AVG - toegankelijk blijven bij een eventuele controle.

Conversie

Ook het omzetten van gegevens in een andere vorm, conversie, is onder voorwaarden toegestaan. Dat geldt alleen niet voor de papieren balans en resultatenrekening. Er geldt een aantal voorwaarden, waarvan de belangrijkste is dat geconverteerde gegevens binnen een redelijke termijn weer reproduceerbaar moeten zijn.

Digitale gegevensdragers

Digitale gegevensdragers zijn er in verschillende vormen, zoals online en op DVD. Sommige vormen stellen extra eisen aan de waarborging van de authenticiteit. Een factuur die bijvoorbeeld via de mail ontvangen wordt, is niet authentiek indien deze wordt geprint. Aanvullende organisatorische actie is dan vereist, zoals bijvoorbeeld een back-up van de mail.

Verstrekken van informatie

Ook bij de informatievoorziening richting fiscus komt digitalisering om de hoek kijken. De voorkeur heeft het aanleveren via de beveiligde filetransfer van de Belastingdienst.

Let op!
Er zijn individuele afspraken te maken over de manier waarop bestanden kunnen worden aangeleverd, met name als de grootte van bestanden het aanleveren op gebruikelijke opslagmedia niet mogelijk maakt.

Bewaartermijn

De fiscus hanteert een standaard bewaartermijn van zeven jaar, maar in bepaalde gevallen, zoals bij onroerend goed, is een langere bewaartermijn van toepassing. Er zijn ook nu afspraken te maken over de bewaarplicht, teneinde de uitvoering ervan te vereenvoudigen.

Heeft u vragen over uw digitale bewaarplicht, neem dan contact met ons op.

Volg @Omnyacc op twitter

Nieuwsbrief

Velden gemarkeerd met een* zijn verplicht
X

Al op de hoogte van de belangrijkste wijzigingen op personeels- en salarisgebied voor 2018?

Download de gratis Lonenspecial en ontdek o.a.:

  • Loonkostenvoordelen (LKV) om dit jaar van te profiteren
  • De nieuwe wet DBA
  • Andere belangrijke wijzigingen vanaf 2018

U krijgt ook maandelijks tips en nieuws die voor u als ondernemer van belang zijn.

 

Download de gratis Lonenspecial en ontdek o.a.:

  • Loonkostenvoordelen (LKV) om dit jaar van te profiteren
  • De nieuwe wet DBA
  • Andere belangrijke wijzigingen vanaf 2018

U krijgt ook maandelijks tips en nieuws die voor u als ondernemer van belang zijn.

 
Akkoord
Wij gebruiken cookies om de ervaring op onze website te verbeteren, statistieken bij te houden en je toegang te geven tot onze social media.
Door gebruik te maken van deze website of door op akkoord te drukken, ga je akkoord met ons cookiebeleid zoals beschreven in ons privacy statement. Je kan cookies ook niet accepteren.